Das KIT-Archiv ist eine Infrastruktur für Forscherinnen und Forscher auf der ganzen Welt und stellt die Benutzung in den Mittelpunkt seiner Dienstleistungen. Auch sonst haben alle Personen ein Recht, das Archivgut im KIT-Archiv nach Ablauf der Sperrfristen zu nutzen, soweit sich aus Rechtsvorschriften oder Vereinbarungen mit derzeitigen oder früheren Eigentümern des Archivguts nichts anderes ergibt.

Für die eigene Institution ist das KIT-Archiv ein Wissensspeicher, der Antworten zu historischen Fragen liefert. Es trägt zur historischen Öffentlichkeitsarbeit des KIT und zur Rechtssicherung bei. Zudem ist das KIT-Archiv ein Partner der Lehre und wirkt daran mit, die Geschichte seiner Trägerinstitution zu erforschen und zu vermitteln.

Das KIT-Archiv gibt allen Benutzerinnen und Benutzern Auskunft über seine Bestände, berät zur Gestaltung von Recherchen und beantwortet sonstige Anfragen.

Das KIT-Archiv bildet die historische Überlieferung zur Geschichte des Karlsruher Instituts für Technologie (KIT) und macht diese Überlieferung öffentlich zugänglich. Dafür werden die am KIT und seinen Vorgängerinstitutionen entstandenen analogen und digitalen Unterlagen – vor allem Akten und Fotos, aber auch Tonaufnahmen und Filme – auf ihren historischen Wert beurteilt und gegebenenfalls zur dauerhaften Verwahrung übernommen.

Die archivierten Unterlagen und Objekte werden geordnet digital recherchierbar gemacht.  Durch bestandserhaltende Maßnahmen sorgt das Archiv für ihren langfristigen Erhalt.

Das KIT-Archiv beteiligt sich an der archivfachlichen Methodendiskussion und Standardbildung.

Das gesetzlich bestimmte Jedermannsrecht auf die Nutzung der im KIT-Archiv verwahrten Archivalien ist ein Hauptgrund für das Bestehen des Archivs. Der Auftrag, das Archivgut allgemein zugänglich zu machen, wird beschränkt durch die von der Archivbenutzung berührten Rechte Dritter. Die bekanntesten dieser Rechtsgüter sind das Persönlichkeitsrecht der im Archivgut benannten Personen und das Urheberrecht. Ein Mittel zur Gewährleistung dieser Rechtsgüter sind Schutzfristen. Bei jeder Benutzung prüft das KIT-Archiv, ob dem jeweiligen Benutzungsinteresse Schutzfristen und andere rechtliche Hindernisse entgegenstehen. Sofern dies der Fall ist, werden diese Schranken erläutert und im Dialog mit den Benutzerinnen und Benutzern die Möglichkeiten für eine Verkürzung von Schutzfristen erörtert.

Das KIT-Archiv stellt die nötige Beziehung der Gegenwart zur Vergangenheit her. Mit dem Selbstverständnis des KIT, die eigene Geschichte vorbehaltlos zu betrachten, wissenschaftlich aufzuarbeiten und sich damit aktiv auseinanderzusetzen (https://www.kit.edu/kit/20490.php), besteht eine Verpflichtung, solche Ansätze zu fördern und anzuregen. Auch die Geschichte des KIT wird als Produkt eines diskursiven und stets fortlaufenden Ergänzungsprozesses verstanden, in dem komplementäre Perspektiven entfaltet werden. Als ein wesentlicher Sinn der Befassung mit Vergangenheit erscheint die Bewältigung der in der Gegenwart bestehenden Gestaltungsaufgaben für die Zukunft. Dies schließt die Verpflichtung ein, aus der Vergangenheit zu lernen, um die Wiederholung von Fehlern zu vermeiden und Schützenswertes zu erkennen.